Sosialisasi Penatausahaan Arsip Dinamis

Dinas Perhubungan Provsu – Menindaklanjuti Surat Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Nomor : 846/264/DPA/II/2022 tanggal 16 Februari 2022 perihal Sosialisasi Penatausahaan Arsip Dinamis. Pengertian Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Pasal 1 butir 2 Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). kegiatan ini fokus, pada :

• Pilar Kearsipan sesuai Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009, yaitu :
  1. Tata Naskah Dinas;
  2. Klasifikasi Arsip;
  3. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
  4. Jadwal Retensi Arsip.

• Unit Kearsipan memiliki tugas dan fungsi, sebagai berikut :
  1. Mengelola arsip in aktif dari unit pengolah di lingkungannya;
  2. Mengelola arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
  3. Memusnahkan arsip di lingkungannya;
  4. Menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah;
  5. Pembinaan dan pengevaluasian penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

• Menurut Fungsinya Arsip dibedakan atas 2 Jenis, yaitu :
  1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional RI dan/atau Lembaga Kearsipan.

• Adapun Peraturan yang berkenan dengan Sosialisasi Penatausahaan Arsip :
  1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
  2. Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 37 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip Perekonomian, Kearsipan dan Perpustakaan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
  3. Instruksi Gubernur Sumatera Utara Nomor : 188.54/48/INST/2021 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis.